Tworzenie karty projektu

Na egzaminie IPMA można się spotkać z zadaniem opisowym, którego celem jest utworzenie wybranych elementów karty projektu na podstawie studium przypadku (ang. case study). Tematyka projektu dotyczy imprezy szkolnej lub innej, o podobnym stopniu komplikacji. Należy opracować koncepcję realizacji projektu poprzez utworzenie:
  1. Opisu celów projektowych. Struktura zawierająca cele: (jeden) ogólny, (wiele) szczegółowych, cząstkowych, produktowych, proceduralnych;
  2. Macierzy kompromisów;
  3. Formuły realizacji;
  4. Otoczenia projektu;
  5. Organizacja projektu;
  6. Cyklu życia projektu, w tym opisu kamieni milowych na zakończenie fazy (model fazowy) i związanych z nimi otrzymanych rezultatów;
  7. Przedstawienia modelu fazowego na wykresie Gantta;
  8. Przedstawienia budżetu projektu;
  9. Zidentyfikowanie najistotniejszych ryzyk.
Zadanie jest mocno punktowane, jednak wymaga znacznego nakładu pracy. Konieczna jest biegłość i praktyka w tworzeniu dokumentacji projektowej. 
Poniższy kurs pozwala krok po kroku prześledzić i zrozumieć jak powstają poszczególne elementy karty projektu oraz jak od siebie zależą. Dane studium przypadku jest bardziej złożone niż pojawiające się na egzaminie, zgodnie z zasadą „co cię nie zabije, to cię wzmocni” :-). 
 
Projekt Chata
Młode małżeństwo, mając na względzie przyszłe narodziny swojego potomka, zdecydowało o rozpoczęciu wieloletniej inwestycji. Ponieważ mieszkają w mieście, które jest ośrodkiem akademickim, zainwestują swój czas i pieniądze w kupno i wynajem mieszkania studentom. Środki na mieszkanie będą pozyskiwane w większości z kredytu hipotecznego. Tylko część przeznaczona na wkład własny (wymagane min. 10% wartości lokalu) oraz remont zostanie zapłacona z oszczędności (12 tys. złotych) oraz z lokaty terminowej (25 tys. złotych). Więcej własnych zasobów finansowych małżeństwo nie posiada. Celem projektu jest przekazanie lokalu potomkowi po jego usamodzielnieniu się. Wpływy z wynajmu powinny w znacznej większości lub w całości pokrywać spłatę odsetek i raty kapitałowej kredytu. Okres kredytowania nie powinien przekraczać 20 lat. Po spłacie kredytu czynsz (opłata dla właściciela lokalu, potocznie nazywana odstępnym) będzie stanowić dodatkowy dochód, a mieszkania staną się nieobciążonymi hipotecznie aktywami należącymi w całości do rodziny. Najprawdopodobniej przekazanie mieszkania potomkowi nastąpi po około 25 latach.
Z uwagi na pobliską uczelnię, docelową grupą do której kierowana jest oferta, są studenci. Mieszkanie więc zostanie wyselekcjonowane w taki sposób, aby było atrakcyjne dla przyszłych najemców. Lokalizacja – nie dalej niż 10-12 minut pieszo od uczelni. Mieszkania rozkładowe - brak przejściowych pokoi. Centralne ogrzewanie. Miejsce parkingowe. Koszt najmu jest porównywalny z kosztem akademika uwzględniając media i pozostałe opłaty niezależne (śmieci, opłata zarządcy, prąd na klatce, fundusz remontowy itd.). Mieszkanie będzie wyremontowane i doprowadzane do określonego standardu, a następnie umeblowane zgodnie z preferencjami młodych lokatorów np. IKEA.  
Koszt lokalu 3-pokojowego wynosi około 183 tys. złotych. Należy uwzględnić rezerwę środków w wysokości 5%, jeśli lokal byłby droższy, niż przeciętna cena mieszkań na rynku. Pozostałe koszty przeniesienia własności mieszkania (np. notarialne, podatek itp.) to około 5 tys. złotych. Zakładany koszt czynszu pobierany od 3-4 studentów będzie wynosił łącznie 1,1 tys. złotych. Koszt opłat niezależnych, tj. opłata dla zarządcy nieruchomości/bloku oraz media, jest pokrywany przez najemców na „własną rękę”. Najlepsze ceny oraz podaż lokali spełniających wymagane kryteria pojawiają się wczesną wiosną.  Najlepiej wynajmować mieszkania studentom w okresie od 1.09 do 31.08 następnego roku (umowa czasowa na rok lub jego wielokrotność). Rozwiązuje to problem pustego lokalu przez wakacje.  W sierpniu jest największy popyt na lokale (najwięcej chętnych), który maleje we wrześniu i zanika do zera po pierwszym października. Koszt materiałów do remontu to około 16 tys. złotych. Oboje małżonkowie mają odpowiednie umiejętności w realizacji tego typu prac. Wynajęcie firmy zewnętrznej, do remontu, to kwota od 8 tys. do 12 tys. złotych, jednak może być problem ze zdążeniem na czas, bo w okresie wakacyjnym firmy te mogą być mocno obciążone, dlatego może warto zlecić tylko część robót? Rata kredytu udzielonego dla kwoty 200 tys. złotych przy dzisiejszej stopie WIBOR (stopa oprocentowania) wynosi około 1,2 tys. złotych i jest proporcjonalnie niższa w zależności od kwoty kredytu.
 
Zdecydowałem się na wybranie takiej tematyki z kilku powodów:
  • Zrealizowałem prywatnie takie projekty i w związku z tym mam pewne doświadczenie.
  • Większość osób ma wiedzę merytoryczną związaną z kupnem nieruchomości, zaciąganiem kredytu, remontowaniem, wynajmowaniem mieszkania czy studiowaniem.
  • Każdy projekt jest specyficzny, próba opisywania czegoś ogólnego nie pozwala zagłębić się w faktyczne problemy i je omówić.
 
Tu znajdziesz mieszkania o których wspomniałem: www.chata.czoba.com
 
 
(1) Opis celów projektowych 
Do celu ogólnego należy podejść tak, jak do celu strategicznego organizacji. Najłatwiej to zrozumieć odpowiadając na następujące pytanie: dzisiaj jesteśmy „tutaj”, co miało by się wydarzyć, aby po dłuższym czasie być w zupełnie innym punkcie? W przypadku naszego projektu chodzi o wieloletnią inwestycję, która w efekcie ma zaspokoić potrzeby mieszkaniowe potomka.
„Dobre” projekty mają tylko jeden cel ogólny.
 
(1a) Cel ogólny: Pozyskanie własnego lokum dla potomka po jego usamodzielnieniu się.
 
Oczywiście cel strategiczny można zrealizować na wiele sposobów, np. poprzez odkładanie środków na książeczce mieszkaniowej lub budowę własnego domu, do którego małżeństwo się przeprowadzi, przekazując stare mieszkanie potomkowi. Takie różne sposoby osiągnięcia celu nazywamy formułą realizacji projektu. Z treści zadania wynika, że formuła realizacji została częściowo zdeterminowana; kupujemy i wynajmujemy mieszkania studentom do czasu usamodzielnienia się potomka. Najemcy spłacają zaciągnięty kredyt, tym samy niewiele środków przeznaczamy na inwestycję.
 
(1b) Cel szczegółowy: Kupno mieszkania w okolicy uczelni i wynajem go studentom do czasu usamodzielnienia się potomka.
 
Najlepiej jeżeli projekt ma jeden cel szczegółowy, lecz nie zawsze jest to możliwe, wtedy jest więcej celów cząstkowych. Powyższy cel nie jest precyzyjnie sformułowany (do tego wrócimy). Cele szczegółowe są bardzo często powiązane z celami produktowymi w relacji jeden do jednego. Produktem jest mieszkanie. Głównie polega to na zdekomponowaniu celu ogólnego na mniejsze elementy projektu - te fragmenty projektu będą miały za zadanie wytworzenie lub dostarczenie produktów cząstkowych składających się na produkt główny. Pojawiają się również cele szczegółowe niezwiązane z realizacją celu ogólnego, w wyniku dodawania do projektu elementów wpływających na angażowanie interesariuszy mających znaczący na niego wpływ. Takim przykładowym celem dla naszego projektu może być umeblowanie meblami IKEA. Wystrój lokalu ma znaczenie wyłącznie dla studentów, a meble te nie będą się nadawały już do użytku, kiedy nasz potomek za około 25 lat się usamodzielni. 
W tego typu zadaniach egzaminacyjnych lepiej nie wdawać się w cele szczegółowe, jednak należy postąpić odwrotnie przy przygotowywaniu karty rzeczywistego projektu - dajemy wtedy jasny sygnał interesariuszom niechętnie spoglądającym na projekt, że mogą coś zyskać.
 
(1c) Cel produktowy: Mieszkanie
- Ilość pokoi: trzy (dla 3-4 studentów). 
- Metraż: możemy dodać od siebie 45 – 55 m2. Ta informacja jest do wyciągnięcia tylko przez wtajemniczonych w realizacji takich projektów. Mniejsze mieszkania nie mają trzech pokoi, a większe kosztują za dużo. To jest podstawowy parametr określający jakiego mieszkania szukamy. Wielkość mieszkania musi być tak dobrana, aby cena najmu była porównywalna z tą w akademiku. Na egzaminie nie będzie czasu na wyszukiwanie kluczowych czynników sukcesu projektu, stąd proponuję je pominąć. Przeciwnie jeśli tworzymy kartę rzeczywistego projektu.
- Rozkładowe (nierozkładowe dyskwalifikuje lokal);
- Centralne ogrzewanie (piece dyskwalifikują lokal);
- Położenie: 10 minut pieszo od uczelni tj. od najbliższego wydziału/instytutu (może być 12 min. – to niewiele więcej i mamy tolerancję na zakres, ale o tym za chwilę).
 
Jak widać parametry produktu determinują zakres projektu.
 
Mamy już ustalony produkt, który dostarczamy. Następnym krokiem jest ustalenie celów proceduralnych według których będziemy oceniać projekt.
Wychodzimy z trójkąta ograniczeń.  Każdy projekt jest realizowany w pewnym ograniczeniu kosztu, czasu, zakresu i jakości. Jeśli coś ma być realizowane krótko, to raczej będzie drogie lub odbije się to na jakości i zakresie. Jeśli ma być tanie, to przeciągnie się w czasie i najpewniej jakość będzie słaba. Zależność parametrów nie jest liniowa. Najczęściej w tym momencie rysuje się trójkąt ograniczeń. Ja proponuję narysować czworościan (figura przestrzenna złożona z 4 trójkątów). Wierzchołek oddalony od środka figury reprezentuje dany aspekt, a objętość ograniczenie. Oczywiście trójkąt ograniczeń należy postrzegać jako model poglądowy, a nie dosłownie.
 
Trójkąt ograniczeń w wersji podstawowej i prezentowany jako czworościan:
 
Na projekt wpływają różne czynniki z otoczenia bliższego i dalszego. Na te dalsze w ogóle kierownictwo projektu nie ma wpływu. Są źródłem zakłóceń, na które trzeba reagować. Jeśli ustalimy z inwestorem (Sponsorem) sztywne warunki rozliczenia powyższych aspektów projektu, to nie będzie możliwości ich wypełnić w przypadku pojawiania się zakłóceń, jako, że z definicji są one nieprzewidywalne. Dobrą praktyką jest zastosowanie macierzy kompromisów i tolerancji projektowej. Takie rozwiązanie pozwoli kierownikowi projektu swobodnie podejmować decyzje w umówionych granicach.
 
(2) Macierz kompromisów składa się z trzech atrybutów
- ustalone – ten jeden i tylko jeden aspekt nie podlega modyfikacji do zakończenia projektu;
- negocjowane – te aspekty projektu będą mogły być zmieniane w zależności od sytuacji;
- optymalne – tylko jeden aspekt projektu  będzie wypadkową trzech pozostałych, przy czym powinien mieścić się w założonych tolerancjach.
Tworząc macierz kompromisów należ zwrócić się do Sponsora o określenie, które aspekty projektu są bardziej priorytetowe od pozostałych. Dla naszego mieszkania mogą być różne rozwiązania - przyjmijmy wariant najbardziej optymalny.
Ustalony: czas. Ponieważ ostatecznym terminem (ang. deadline) jest pierwszy października, więc czas jest tu kluczowym czynnikiem. Jeśli nie zdążymy do tego terminu z oddaniem lokalu, to wynajmiemy mieszkanie studentom dopiero za rok i będziemy ponosić niepotrzebne koszty.
Zakres: negocjowany. Lokalizacja, rozkład pokoi, inne parametry mieszkania, zakres prac, sposoby ubezpieczenia, sposób pozyskania lokalu (sami szukamy czy agencja), remont samodzielnie czy przez firmę remontową itp. Trzeba zauważyć, że mało prawdopodobne jest, aby w kilka miesięcy na rynku pozyskać lokal spełniający wymarzone kryteria.
Koszt: negocjowany. Mamy pewną możliwość w zakresie kształtowania wysokości zaciągniętego kredytu.
Jakość: optymalna. Z jakością najczęściej jest ten problem, że trudno ją mierzyć. Najczęściej jest to ocena subiektywna. Niemniej należy pamiętać, że dostarczony rezultat, tj. produkt lub usługa, powinna mieścić się w określonej tolerancji.
 
 
Macierz kompromisów
 
UWAGA: inne rozwiązania macierzy kompromisów też są prawidłowe. Wymaga to przyjęcia pewnych dodatkowych założeń i ich konsekwentnego uwzględniania w karcie projektu. Wszystko zależy od punktu widzenia Sponsora i Kierownika Projektu. W tym wypadku jest to mąż i żona.
 
 
(3) Formuła realizacji
Rozwijamy założenia sposobu osiągniecia celu projektu. Zakładamy formułę realizacji przy której będziemy korzystać z firmy remontowej zewnętrznej, a także nie będziemy korzystać z agencji ds. nieruchomości.
 
(1d) Przechodzimy do definicji celów proceduralnych
 
  • Czas: 
Termin dostarczenia lokalu do wynajmu: 1 września (ustalony)
Tolerancja: +1 miesiąc (terminu 1 października nie możemy przekroczyć, bo nie będzie studentów chętnych do wynajmu do następnego roku) . Przekraczając ustalony terminu dostarczenia lokalu zwiększamy ryzyko projektu, ponieważ spada popyt na wynajem. Dlatego wykorzystanie tej tolerancji leży w gestii Sponsora. Kierownik Projektu ma termin ustalony na 1.09.
 
  • Koszt:
Mieszkanie: 183 000 + 5% PLN (nie wiemy jaki będzie końcowy koszt, zakładamy tolerancję +5%)
Materiały i meble : 16 000 PLN
Firma remontowa: 10 000 +/- 2% PLN (tolerancja budżetowa na firmę budowlaną - w razie czego tniemy po zakresie)
Koszty zakupu mieszkania i podatków: 5000 PLN
Koszty ogłoszeń i reklamy wynajmu w serwisach: 500 PLN (pominięto w tekście zadania tę informację, ale możemy dodać kwotę „od siebie”)
(8) RAZEM BUDŻET: 214 500 PLN
 
Tolerancja wynosi: 5%*183 000 + 2%*10 000 = 9 150 +2 000 = 11 150 (PLN)  
BUDŻET REZERWOWY:  w przybliżeniu można przyjąć około +5,5% tolerancji : 11 500 PLN
 
Posiadamy 37 000 PLN (lokata + oszczędności) więc mamy na wkład własny (10%) 18 300 – jest OK!
Resztę sfinansujemy z kredytu tj. około: 198 000 PLN z uwzględnieniem budżetu rezerwowego (pamiętajmy, że kredyt może być udzielony na mieszkanie oraz remont). W przypadku kupna mieszkania w cenie nominalnej 183 tys., po prostu zmniejszymy kwotę kredytu. 
Zgadza się rachunek winien-ma – jest OK!
 
  • Zakres:
- Wyszukanie lokalu według założonej metody (opis poniżej)
- Kupno lokalu 
- Remont w oparciu o firmę budowalną
- Umeblowanie IKEA
- Wynajem
- 10 minut pieszo od uczelni (tolerancja: +2 minuty)
Jedno mieszkanie, po wyremontowaniu wynajęte pierwszej grupie studentów. Mieszkanie spełnia wszystkie pozostałe cele produktowe.
 
  • Jakość: 
- Miejsce parkingowe; 
- Umeblowanie specyficzne – jaki udział będzie nowoczesnego wystroju – sprawa trudno mierzalna;
- Remont i użyte materiały powinny spełniać minimalne wymagania: ….
 
Jak widać zakres i jakość mają wiele wspólnego. Czasem trudno ustalić czy zakwalifikować dany parametr do zakresu, czy jakości, stąd pewnie nieprzypadkowo w trójkącie ograniczeń te aspekty występują jako jeden wierzchołek oznaczany zakres/jakość. Wskaźniki należące do zakresu to te, które jasno opisują parametry produktu/usługi dostarczanej przez projekt i są uwzględnione w celu produktowym. Jakościowe to te, które wpływają na satysfakcję klienta, który z tego produktu/usługi będzie korzystać. W tym konkretnym przypadku nie można się zgodzić, aby rozkładowość mieszkania czy centralne ogrzewanie było wypadkową innych aspektów projektu, jeśli potraktujemy je jako jakość. Niespełnienie tych wymagań dyskwalifikuje nam lokal i studentom go raczej nie wynajmiemy. Zakwalifikowałem go do celu produktowego i tym samym zakresu projektu, ponieważ znacznie trudniej będzie z rynku wyłowić lokal o takich konkretnych parametrach. Oczywiście ponieważ realizuję takie przedsięwzięcia w rzeczywistości, to wiem, że w tym wypadku współpraca z agencjami nieruchomości jest uciążliwa i nieefektywna. Często mi pokazują lokale niespełniające zakładanych wymagań, na zasadzie: „a nuż klientowi się spodoba i kupi”. Dużo lepszą metodą jest wyznaczyć na mapie ulice znajdujące się około 12 minut od uczelni, spisać znajdujące się na nich numery klatek, gdzie doprowadzono centralne ogrzewanie i w tych klatkach wieszać co tydzień ogłoszenia o chęci zakupu lokalu rozkładowego 2-3 pokojowego. Właściciele lokali sami się zgłaszają telefonicznie. Jak widać sposób poszukiwania lokali nie jest standardowy i to kolejny powód dla którego te parametry należą do zakresu projektu.
 
(4) Otoczenie projektu
Dzielimy na dalsze i bliższe. Dalsze to te na które nie mamy wpływu, bliższe to te, na które mamy wpływ.
Dalsze otoczenie:
  • Rynek nieruchomości
  • Uczelnia
  • Inne, mniejsze uczelnie w okolicy
  • Ceny materiałów, konkurencyjność hurtowni i marketów budowlanych
  • Rynek firm remontowych
  • Inni wynajmujący lokale w okolicy
  • Potencjalne banki udzielające kredytów
  • Rynek kredytów hipotecznych
  • Prawo bankowe
  • Prawo dotyczące wynajmu nieruchomości
  • Rynek notariuszy
  • Rynek mediów (nie wszystkich)
  • Akademiki w okolicy uczelni
  • Rynek studentów, dla których nie wystarczyło miejsc w akademikach
Bliższe otoczenie:
  • Sprzedający nieruchomości
  • Dostawca energii elektrycznej (można zawierać umowę z kilkoma firmami)
  • „Nasi” studenci
  • Wybrana firma remontowa
  • Notariusz
  • Bank udzielający kredytu
  • Mąż i żona
  • Koleżanka – architekt wnętrz (element dodany do case „od siebie”)
  • Sąsiedzi
  • Wynajęta firma remontowa
  • Sprzedający lokal
  • Zarządca nieruchomości
Na egzaminie w miarę wolnego czasu można dodać analizę interesariuszy, np. macierz „prawdopodobieństwo konfliktu – wpływ”.
 
(5) Struktura organizacyjna
Z mojego doświadczenia wynika, że z reguły kobiety są bardziej odpowiedzialne od mężczyzn, wobec tego lepiej zarządzają inwestycjami.  Stąd żona objęła rolę Sponsora. Mąż za to świetnie się sprawdza w kierowaniu operacyjnym projektem zgodnie z przysłowiem, że „to mężczyzna jest kapitanem statku, a statek płynie tam gdzie wskaże kobieta”. W tym szczególnym wypadku oboje podejmują decyzje strategiczne dla projektu, wobec tego stanowią w naturalny sposób Komitet Sterujący. Należy pamiętać, że struktura jest niezgodna z metodologią PRINCE2, gdzie do Komitetu Sterującego powinni wchodzić Klient, Dostawca i Sponsor (Przewodniczący), a w żadnym wypadku Kierownik Projektu. Pozostałe filozofie zarządzania projektami (np. PMI, IPMA) nie nakładają takiego ograniczenia i przyjęte rozwiązanie jest wyjątkowo rozsądne w tym przypadku. Dodatkowo umieściłem w strukturze koleżankę - projektanta wnętrz, o której nie ma wzmianki w treści zadania. Można również tak postąpić na egzaminie, lecz nie należy przesadzać. Jeśli byśmy się zdecydowali sami remontować lokal (bez firmy zewnętrznej) to w miejsce szefa pojawiłby się mąż jako wykonawca odpowiedzialny za remont, a żona byłaby podległym mu pracownikiem. Mieliby różne role w organizacji projektu w zależności od przydzielonych zadań. Można także w ogóle usunąć rolę wykonawcy remontu i Kierownik Projektu zarządzałby pracami i sam je wykonywał kierując żoną. Jak widać planowanie projektu to proces twórczy.
Tu pojawia się także pytanie czy pracowników firmy remontowej umieszczać na strukturze? Można, ale po co? Im coś jest prostsze, ale wystarczające, tym lepiej. Kierownik Projektu rozlicza z umowy szefa firmy remontowej i pozostawia mu decyzyjność w zakresie doboru zasobów i detalicznej realizacji zadań, więc ze jego perspektywy nie ma to znaczenia, bo nie ma na to większego wpływu na projekt. Przy okazji wspomnę, że w metodyce PRINCE2 te dwie role nazywamy Kierownik Projektu i Kierownik Zespołu.
 
 
 
(6) Cykl życia projektu i model fazowy
Określenia faza i etap możemy stosować zamiennie jako synonimy, jednak warto zaznaczyć, że w PRINCE2 te słowa mają różne znaczenia i nie należy ich mylić (w projekcie PRINCE2 nazywalibyśmy to etapem). 
Nasz projekt można realizować wyłącznie w modelu kaskadowym. Wynika to z jego specyfiki. Istnieje pewna dowolność w zaprojektowaniu cyklu życia projektu. Ja się oparłem na swoim doświadczeniu i próbie ograniczenia elementów do niezbędnego minimum. Proponuję na egzaminie postąpić podobnie z uwagi na kryterium czasowe. 
 
Fazy projektu
  • Planowanie
  • Poszukiwanie lokalu
  • Kupno (w tym uzyskanie kredytu)
  • Remont
  • Wynajem
  • Rozliczenie projektu
Przyjmujemy model kaskadowy projektu.
 
Należy wspomnieć o perspektywie ekonomicznej, aby lepiej zrozumieć dlaczego projekt kończy się po pierwszym wynajęciu mieszkania, a nie po dostarczeniu lokalu naszemu potomkowi za 25 lat. Jak się zastanowić nad rezultatami projektów, to dostarczane na jego koniec (rezultaty) zaczynają pozytywnie oddziaływać na organizację, tym samy poniesione koszty zaczną się zwracać. Po około 1-4 latach (typowy okres zwrotu inwestycji mierzony Payback, ROI itp.) zyski zrównują się z poniesionymi kosztami projektu i od tego momentu organizacja zaczyna osiągać korzyść. Projekt kończy się po dostarczeniu rezultatu, a jego oddziaływanie na organizację trwa dalej, aż do osiągnięcia określonego zysku. W naszym przypadku nastąpi to za około 25 lat.
 
Każda faza powinna zaczynać się/kończyć punktem kontrolnym (kamieniem milowym). Dzięki temu unikniemy wielu niepotrzebnych problemów i kosztów. Kamień milowy to zadanie o zerowym czasie trwania, który przyjmuje tylko dwa stany: „jest”, lub tego „nie ma”. Częściowe „jest” traktujemy jako „nie ma”. Po więcej informacji na temat kamieni milowych odsyłam do Akademii Zarządzania na portalu. 
W każdej z faz projektu uwzględniamy produkty cząstkowe (inaczej rezultaty), które wytworzymy. Możemy powiedzieć, że nie tyle są istotne zadania, które wykonamy, ale ich rezultaty, a także poniesione koszty. To tak jak w sklepie: płacimy i dostajemy coś w zamian. Pamiętajmy, że wniesiona praca przez męża i żonę, mimo, że jest trudno przeliczalna na „złotówki”, to także stanowi realny koszt.
 
Fazy projektu
Oceniamy czas trwania każdej z faz na podstawie rezultatów, które chcemy osiągnąć. Jak szacować takie czasy? Więcej informacji znajdziesz w Akademii Zarządzania na portalu. Na egzaminie wystarczy podać racjonalne wielkości, jednak takie, aby zmieścić się w ograniczeniach projektu, czyli jeżeli celem jest zorganizowanie balu na rozpoczęcie roku szkolnego, to rezultat należy dostarczyć do początku września.
 
Planowanie
Ustalenie klatek spełniających określone kryteria - zestawienie
Zbadanie sytuacji rynku nieruchomości - raport
Wysondowanie aktualnie obowiązujących zasad udzielania kredytu - zestawienie
Uzyskanie raportu BIK (każdy obywatel może otrzymać raport na temat swojej wiarygodności kredytowej w Biurze Informacji Kredytowej) – raport BIK
Kamień milowy na koniec fazy - decyzja o rozpoczęciu projektu
Czas trwania: 0,5-1 miesiąc
Koszt: nieznaczne, głównie niemierzalne wykonywane jako praca własna
 
Poszukiwanie lokalu
Przygotowane ogłoszenie
Wydrukowane i rozwieszone ogłoszenia
Oględziny mieszkań
Wybrany lokal do kupna
Projekt umowy przedwstępnej
Zapłacony zadatek
KM - Zawarta umowa przedwstępna
Czas trwania: 2-5 miesięcy
Koszt: 5% * 183 000 = 9 150 PLN (zadatek stanowi najczęściej 5% wartości nieruchomości)
 
Kupno lokalu
Skompletowany wniosek kredytowy
Zapłacone podatki i złożone wnioski do sądu (wpis do hipoteki)
Pozytywna decyzja kredytowa wydana przez bank
Zawarta umowa notarialna (przeniesienie własności lokalu)
Uruchomiany kredyt przez bank (zapłata dla zbywającego lokal)
KM - Zawarty protokół przekazania lokalu (od tego momentu małżeństwo może nim dysponować)
Czas trwania: 0,5-1 mies.
Koszt: 95% * 183 000 + 5000 = 178 850 PLN (pozostały koszt lokalu + koszty zakupu i podatku) 
 
Remont
Zawarcie umów z dostawcami mediów
Krótka lista firm remontowych
Plan wystroju i umeblowania
Zawarta umowa z firmą remontową
Kupione i zainstalowane meble
KM - Odebrane prace remontowe i zapłata
Czas trwania: 2-3 mies.
Koszt: 16 000 + 10 000 = 26 000 PLN (materiały, meble i koszty firmy remontowej)
 
Wynajem
Zdjęcia lokalu
Projekt ogłoszeń
Umieszczone ogłoszenia na portalach
Rozwieszone ogłoszenia na uczelni/ach
Oglądanie lokali przez studentów
Zawarta umowa najmu
KM – Podpisany protokół przekazania lokalu studentom
Czas trwania: 1 mies.
Koszt: 500 PLN (koszt ogłoszeń i reklamy)
 
Zamknięcie projektu
Zgłoszenie do urzędu skarbowego
Zwrócone nadmiarowe materiały budowlane do hurtowni i marketów
KM - Rozliczenie kosztów w MS Excel
Czas trwania: 0,5 mies.
Koszt: nieznaczny
 
(7) Wykres Gantta
Do rozłożenia faz w czasie konieczne jest uwzględnienie innych ograniczeń: poszukiwania lokalu od połowy grudnia do połowy stycznia są nieefektywne z uwagi na święta Bożego Narodzenia. Podobnie ma się sprawa w kwietniu i na początku maja. Ewentualni sprzedawcy są po prostu pochłonięci innymi sprawami. Wynająć lokal studentom powinniśmy do 1 września, bo w przeciwnym przypadku poniesiemy niepotrzebne koszty utrzymania lokalu przez rok, jeśli przekroczymy z jakiegoś powodu jednomiesięczną tolerancję. Najwięcej poszukujących jest w sierpniu – to okres w którym rynek należy do wynajmujących (popyt przekracza podaż). We wrześniu sytuacja radykalnie się zmienia. Oczywiście, aby to uwzględnić trzeba posiadać odpowiednią wiedzę techniczną (merytoryczną).
 
 
Szybka ścieżka 
Klasyczne podeście do cyklu życia projektu polega na tym, że jeśli jedna faza się kończy, to zaczyna się następna. Takie projekty są bezpieczne, bo nie ponosimy wydatków następnych faz póki nie upewnimy się, że nie zakończyliśmy z właściwym rezultatem wszystkich bieżących prac. Szybka ścieżka to taki model projektu, w którym fazy nachodzą na siebie w czasie. Jest bardziej ryzykowny, ale pozwala osiągnąć rezultat w krótszym czasie. Na wymagającym rynku każdy inwestor chce mieć produkt jak najszybciej, wiele kontraktów jest zawieranych a priori na, zdefiniowany wcześniej, ambitny termin. W takich warunkach sprawdzi się cykl życia oparty o szybką ścieżkę.
Sposób, w jaki fazy nachodzą na siebie. 
 
Nie musisz mieć rozpoznanych ofert banków, aby zacząć rozwieszanie ofert kupna itp. Wcześniej, zanim kupisz mieszkanie, możesz już gromadzić materiały do remontu, a także poszukiwać firmy remontowej. Przecież zawsze sprzedający lokal wpuści cię do niego celem zrobienia kosztorysu prac remontowych, bo zawarliście umowę przedwstępną. Studentom możesz pokazywać lokal pod koniec prac remontowych. Dodam od siebie, że kiedyś nawet pokazałem mieszkanie z wyburzonymi ścianami działowymi, bez tyków i wyrwanymi instalacjami. Studenci pokiwali głowami i… zawarli umowę najmu na tę kompletną ruinę. 1 października byli za to bardzo zadowoleni. Samo życie :-)
 
Na egzaminie opisujemy klasyczny model fazowy, bo jest łatwiejszy do opracowania!
(7,8) Najciekawszy wykres, prezentujący plan wydatków na modelu fazowym. Koszty przedstawiamy narastająco (PKPP ang. BCWS).
 
 
 
(9) Ryzyka
W zasadzie istnieją dwa najistotniejsze ryzyka:
1. Zapłacimy zadatek, a nie uzyskamy pozytywnej decyzji kredytowej, tym samy tracąc 9 150 PLN. Mieszkanie będziemy mogli kupić dopiero w następnym roku, bo zabraknie czasu. Nie ponosimy innych kosztów.
2. Nie wyrobimy się z remontem, wobec tego studentom wynajmiemy dopiero za rok. Szacunkowy skutek to niespełna 20 tys. PLN (utracony czynsz oraz konieczność ponoszenia wszelkich opłat za mieszkanie) - kredyt przecież trzeba będzie spłacać.
Reszta to zagrożenia o mniejszym poziomie (prawdopodobieństwo *skutek):
3. Kupienie mieszkania z wadą.
4. Nierzetelna firma remontowa – usterki.
5. Wynajem mieszkania nieodpowiedzialnym studentom.
Oczywiście można wymyślić wiele, wiele innych zdarzeń, np. błąd w sztuce notariusza, niewypłacalność banku, itp. Ludzie są kreatywni. Racjonalna identyfikacja i ocena ryzyk (analiza jakościowa) to jeden z elementów projektu, po którym łatwo odróżnić profesjonalistę od adepta na profesjonalistę :-).
Poniżej znajdziesz zdjęcia jak przy minimum nakładów czasowych rozwiązać tego typu zadanie, jest to rozwiązane studium przypadku innego projektu. Treści nie zamieszczam, bo nie mam zgody autora. Wydrukuj teraz treść projektu Chata i spróbuj to sam opracować. Powinno ci wystarczyć około 35 minut.
 

Życzę powodzenia na egzaminie i w realizacji własnych projektów. (KC)