Projekt szkoleniowy - metoda wartości wypracowanej

Projekt szkoleniowy - wykorzystanie metody wartości wypracowanej do pomiaru przebiegu projektu. Przykład ukazuje zalety i wady tej metody.

 Twoja firma wdraża nową technologię produkcji unikatowego wyrobu na bardzo nowoczesnej maszynie. Aby ją prawidłowo obsługiwać i nie stracić praw do napraw gwarancyjnych pracownicy muszą nabyć odpowiednie kwalifikacje potwierdzone certyfikatem wystawianym przez dostawcę technologii. Jako kierownik projektu szkoleniowego musisz zaplanować budżet i monitorować całe przedsięwzięcie. Celem projektu jest nabycie stosownych kwalifikacji dla dwóch trenerów (pracownicy wyższego szczebla), którzy to we własnym zakresie przeszkolą ośmiu operatorów obsługujących tę maszynę spośród wytypowanych pracowników firmy. Pamiętaj jednak, że w czasie kiedy oni się uczą to nie pracują i w ten sposób stanowią koszt dla Twojej firmy.

Lista zadań wraz z zależnościami pomiędzy nimi i koniecznymi zasobami

Id zadan.
Zadanie
Czas trwania [dni]
Zasoby
Poprzedniki
1
Opracowanie zakresu wiedzy
2
TR 300%
 
2
Przygotowanie dokumentacji
3
TR 200%
1
3
Druk materiałów
1
PR 100%; Druk materiałów
2
4
KM 1 - Przygotowane materiały szkoleniowe
0
 
3
5
Wytypowanie pracowników
3
TR 100%
1
6
KM 2 - Lista wytypowanych pracowników
0
 
5
7
Wytypowanie trenerów
2
TR 150%
 
8
KM 3 - Lista trenerów
0
 
7
9
Szkolenie zagraniczne trenerów
3
TR 200%; Szkolenie zagraniczne 2osoby
8
10
Egzamin kwalifikacyjny trenerów
1
TR 200%; Certyfikat dla trenera 2szt.
9
11
KM 4 - Certyfikaty kwalifikacyjne trenerów
0
 
10
12
Szkolenie
2
PR 800%; Sala konf. 100%; TR 100%
6;11;4
13
Egzamin kwalifikacyjny dla pracowników
1
PR 800%; Sala konf. 100%; TR 200%
12
14
KM 5 - Certyfikaty kwalifikacyjne pracowników
0
 
13

 

Koszty zasobów:
PR - pracownik - 100 zł/dzień
TR - pracownik wyższego szczebla - 200 zł/dzień
Druk materiałów - 500zł
Szkolenie zagraniczne - 1000zł/osobę
Certyfikat dla trenera - 2000zł szt.
Sala konf. - 800zł/dzień

Przed rozpoczęciu projektu:


Wykres Gantta
Wykres Gantta

BAC (Budget At Completion) czyli budżet projektu wyliczamy następująco:


Po rozpoczęciu projektu:

5 dzień
Na koniec 5-go dnia projektu proszę obilczyć BCWS(PV), ACWP(AC), BCWP (EV), CPI, SPI oraz ETC i EAC metodą estymacji wg Ciebie najlepszą przy założeniu, że zadnie Wytypowanie pracowników trwało w rzeczywistości 1 dzień oraz zmienił się kurs waluty i z tego powodu zwiększył się o 10% koszt szkolenia zagranicznego oraz certyfikatów trenerów, przy czym pozostałe zadania planowane do końca 5-go dnia wykonano zgodnie z planem bazowym.

W piątym dniu ma miejsce następująca sytuacja:
5 dzień

Ponieważ zadanie Wytypowanie pracowników trwało tylko 1 dzień zamiast zakładanych trzech oraz nie posiadamy informacji o zwiększeniu zasobów dla tego zadania (więcej pracowników typu TR) możemy założyć, że rzeczywisty koszt zadania (ACWP*) wyniesie 200. jest to typowy przypadek, kiedy w trakcie tworzenia planu musieliśmy wyestymować czast trwania zadania o którym mieliśmy mgliste pojęcie, a w trakcie realizacji projektu ten czas okazał się być krótszy. Oczywiście częściej zdarza się sytuacja odwrotna, tzn. w rzeczywistości czas trwania zadania jest dłuższy.

Współczynniki dla projektu wyliczymamy następująco:


*Wzory i znaczenie poszczególnych indeksów oraz jak je interpretować znajdziesz:

Ściąga i wzory do metody wartości wypracowanej (Earned Value)


6 dzień
 

Następnie należy obliczyń BCWS(PV), ACWP(AC), BCWP (EV), CPI, SPI oraz ETC i EAC na koniec 6-go dnia prz założeniu, że termin Druku materiałów przesunął się o jeden dzień do przodu (opóźnił się). Pozostałe zaplanowane zadania do końca 6-go dnia wykonano zgodnie z planem.
Wskazówka: zmiany z końca 5-go dnia też uwzględniamy.

W szóstym dniu ma miejsce następująca sytuacja:
6 dzień

Na wykresie Gantta widać jednodniowe opóźnienie w zadaniu leżącym na ścieżce krytycznej, którego skutkiem będzie realizacja projektu o jeden dzień dłużej niz planowano (10 dni zamiast planowanych 9).

Współczynniki dla projektu wyliczymamy następująco:


Zmiana kursu waluty powodująca wzrost kosztów niektórych zadań nastąpiła przed piątym dniem projektu. Dopiero na koniec szóstego dnia można zauważyć niekorzystny jej wpływ na wskaźnik CPI (mniejszy wskaźnik od 1.00 oznacza realizację projektu po wyższych kosztach). Na tym przykładzie widać wadę metody wartości wypracowanej. W piątym dniu projektu wskaźnik CPI wynosi 1.03 (koszty mniejsze niż planowano). Pomimo niesprzyjającego zdarzenia przed piątym dniem wskaźnik CPI nie uwidacznia tego co stanie się za kilka dni. Drogą analityczną już przed piątym dniem projektu można przeliczyć budżet po nowym kursie waluty i spodziewać się wzrostu kosztów.

Ostatni dzień projektu

Następnie na koniec ostatniego dnia projektu obliczyć BCWS(PV), ACWP(AC), BCWP (EV), CPI, SPI przy zalożeniu, że wszystkie zadania zostały wykonane wg wcześniejszych założeń.Co można powiedzieć o realizacji tego projektu?
 Wskazówka: W którym dniu rzeczywiście nastąpi zakończenie projektu?

Współczynniki dla projektu wyliczymamy następująco:


Na koniec projektu współczynnik SPI zawsze wynosi 1.00 (jeśli wykonaliśmy wszystkie zadania).
 

Narysować wykres zmian CPI i SPI w trakcie całego projektu.
Wskazówka: Na wykresie trendu uwzględniamy tylko te dni dla których znamy współczynniki.
 


Wykres zmian CPI i SPI w trakcie całego projektu:


Obserwacja trendu współczynników CPI i SPI jest podstawowym narzędziem monitorowania dużych projektów.
 

Innymi metodami monitorowania postępu projektu są: raportowanie stanu realizacji prac, trend kamieni milowych i burndown charter. Pierwsza metoda opiera się na procentowym określaniu stanu realizacji każdego zadania (link wkrótce).Trend możemy używać jako uzupełnienie metody wartości wypracowanej. Burndown charter należy do technik stosowanych w metodykach zwinnych określanych również mianem agile. Metoda zwinna nie wymaga większych nakładów pracy na sam proces monitorowania przy niezwykle wysokiej skuteczności. Artykuł opisujący ten sposub pomiaru postępu w realizacji projektów ukaże się wkrótce.

 

ZałącznikWielkość
Metoda wartości wypracowanej - ściaga437.98 KB