Zarządzanie ryzykiem w praktyce na przykładzie dotProject

Wprowadzenie – proces zarządzania ryzykiem

Procesy zarządzania ryzykiem w metodykach PMI opisanej w PMBOK Guide, MoR oraz opartej o IPMA ICB wyglądają podobnie.
 
Procesy związane z zarządzaniem ryzykiem [1]:
1. Identyfikację czynników ryzyka
2. Analizę jakościową – ocena poziomu ryzyka
3. Analizę ilościową tj. przyszłych kosztów poniesionych na urzeczywistniające się czynniki ryzyka
4. Tworzenie planów przeciwdziałania ryzyku.
Rezultatem tych procesów są modyfikacje w rejestrze ryzyka.
 
[1] Nie jest to pełny opis wszystkich procesów związanych z zarządzaniem ryzykiem wg metodyki PMBOK Guide
 
W trakcie realizacji projektu monitoruje się czynniki ryzyka,  wykorzystuje się wyzwalacze, dokonuje się wielokrotnie aktualizacji rejestru ryzyka, przeprowadza sie analizy probabilistyczne, symulacje, modyfikuje statusy ryzyk, dopisuje się nowe zagrożenia i szanse do rejestru. Proces zarządzania ryzykiem nie kończy sie z ukończeniem projektu. Historia zapisów w rejestrze pozostaje jako baza wiedzy dla następnych projektów. Takie podejście powoduje tworzenie znacznie bardziej realnych planów zarządzania ryzykiem i tym samym uwzględnianiu wpływu ryzyka na budżet i harmonogram przyszłego projektu w sposób realistyczny.
 
Zarządzanie ryzykiem pokazano na przykładzie aplikacji dotProject z wykorzystaniem modułu Ryzyka 3.0 (risks). Wersję demo aplikacji dotProject znajduje się pod adresem: http://demo.dotproject.net.pl (login: dotproject hasło: dotproject). Moduł Ryzyka wspiera i automatyzuje procesy zarządzania ryzykiem, a także pozwala budować bazę wiedzy opisującą czynniki ryzyka do wykorzystania w przyszłych projektach. Menadżer planując projekt może korzystać z informacji związanych z ryzykiem zrealizowanych już przedsięwzięć co bezpośrednio przekłada się na wartość dodaną w realizowanych projektach pozwalając planować realne ich budżety i harmonogramy.
 
Identyfikacja czynników ryzyka
Moduł Ryzyka  pozwala identyfikować czynniki ryzyka poprzez przeglądy wcześniej realizowany projektów oraz przy użyciu listy kontrolnej ryzyka powstającej i aktualizowanej w trakcie realizacji projektów.
Czynnik ryzyka po wprowadzeniu ich do rejestru ryzyka mogą otrzymać następujące statusy:
1. Zidentyfikowane (aktywnie występujący czynnik ryzyka w projekcie),
2. Zawieszone (występujący czynnik ryzyka, który czasowo się nie powinien się urzeczywistnić np. ujemna temperatura otoczenia poniżej -5 st. C uniemożliwiająca wylewkę fundamentów raczej się nie urzeczywistni w okresie jesiennym, jednak od miesiąca listopada prawdopodobieństwo wystąpienia tego czynnika się urealni),
3. Ziszczone – czynnik ryzyka, który się urealnił i stał się już elementem projektu,
4. Zarchiwizowane – czynnik ryzyka, który już nie występuje w projekcie,
5. Anulowane – unieważnione ryzyka.
 
Administrator dotProject może edytować listę statusów: menu Administrator Systemu -> Wartości elementów systemu -> edytuj RiskStatus
 
Po zidentyfikowaniu ryzyka i dopisaniu go do rejestru najczęściej przyjmuje on status Zidentyfikowane lub Zawieszone.
Ryzyka nieaktywne czyli Ziszczone, Zarchiwizowane i Anulowane w rejestrze zostaną oznaczone popielatym kolorem.
 
 
=Nieistotne ryzyko  
Analiza jakościowa ryzyka
 
Podczas realizacji każdego przedsięwzięcia zawsze pojawiają się ryzyka.
Ryzyka możemy podzielić na dwie grupy:
1. Zagrożenia (negatywne czynniki ryzyka)
2. Szanse (pozytywne czynniki ryzyka)
 
Moduł Ryzyka pozwala zarządzać negatywnymi i pozytywnymi czynnikami ryzyka.
Domyślnie, każdy czynnik ryzyka wprowadzany do rejestru traktowany jest jako negatywny czynnik tzn. urzeczywistniające się ryzyko powoduje niekorzystny skutek np. wzrost kosztów, wydłużenie się czasu realizacji projektu czy pogorszenie jakości dostarczanego rezultatu.
 
Pozytywne ryzyko czyli szansa w przypadku urzeczywistnienia się powoduje korzystny obrót dla projektu tj. obniża koszty, następuje skrócenie czasu realizacji itp.
 
W celu oznaczenia ryzyka jako szansy (pozytywnego ryzyka) należy zaznaczyć pole:
 
Rysunek 1
Rysunek 1 - Wprowadzanie szansy do rejestru
 
W rejestrze czynnik ryzyka zostanie oznaczony kolorem zielonym.
 
=Pozytywne
 Rysunek2
Rysunek 2 - pozycja z pozytywnym ryzykiem (szansą) w rejestrze
 
Zgodnie ze stosowaną filozofią zarządzania ryzykiem nie opłaca się dla projektu likwidować wszystkie zagrożenia ponieważ koszt ewentualnych planów zapobiegawczych przeciwdziałających ryzyku z pewnością przekroczy ewentualne zyski. Poza tym plany unikania czynników ryzyka wprowadzane do projektu mogą być również źródłem nowych zagrożeń dla projektu.
 
Rysunek 3
Rysunek 3 - Optymalne zarządzanie ryzykiem
 
W celu określenia poziomu niepewności na jaki poddajemy ekspozycji realizowany projekt ze względu na dany czynnik ryzyka stosujemy macierz kwantyfikacji ryzyka zwaną także macierzą prawdopodobieństwa i skutków ryzyka (Rysunek 4).
 
Macierz pozwoli nam na wstępnie planowania reakcji na ryzyko „zbliżyć” się do optymalnego kosztu zarządzania ryzykiem (Rysunek 3). Dalsze ustalanie planów i strategii może być analizowane jedynie na drodze probabilistycznej poprzez symulację metodą Monte Carlo (jedna z technik wykorzystywanych w analizie ilościowej ryzyka projektowego).
 
Rysunek 4
Rysunek 4 - Macierz kwantyfikacji ryzyka
 
Poziom ryzyka = Prawdopodobieństwo * Skutek
 
Do określenia prawdopodobieństwa i skutków czynników ryzyka należy skorzystać z technik opisanych w metodykach.
 
Strategie reakcji na ryzyko
 
W zależności od poziomu ryzyka stosujemy różne strategie w projekcie:
 
 
Poziom ryzyka
Zagrożenia (negatywne)
Szanse (pozytywne)
Niski (biały obszar)
Akceptacja
Akceptacja
Średnie (wykropkowany)
Łagodzenie
Wzmocnienie
Wysoki (ciemne pola)
Unikanie
Wykorzystanie (Podjęcie)
Średni i wysoki
Przeniesienie
Udostępnienie
 
Ogólna zasada doboru strategii dla czynnika ryzyka jest następująca:
 
Wysoki poziom ryzyka – stosujemy najbardziej kosztowne i złożone plany. Dla negatywnych unikanie tj. doprowadzenie do sytuacji, że dany czynnik ryzyka nie ma możliwości wystąpić. Dla pozytywnych – wykorzystanie czyli zagwarantowanie urealnienia się danej szansy.
 
Dla ryzyk o średnim poziomie mniej kosztowne, ale także mniej skuteczne. Łagodzenie czyli zmniejszenie prawdopodobieństwa i/lub skutków ryzyka. Analogicznie wzmocnienie dla pozytywnych czynników.
 
Dla średnich i wysokich poziomów ryzyka stosujemy również strategie: przeniesienia (negatywne) oraz współdzielenia (pozytywne). Najczęściej przeniesienie ryzyka polega na ubezpieczeniu się od jakiegoś zdarzenia lub scedowanie skutków ryzyka na kontrahenta (np. podwykonawcę). Udostępnenie – reakcja wykorzystywana dla pozytywnych czynników ryzyka polega na realizacji projektu wspólnie z podmiotem u którego prawdopodobieństwo urealnienia się danej szansy jest znacznie wyższe (np. konsorcjum uczestniczące w przetargu, gdzie jednego z warunków nie spełniamy, ale spełnia go nasz partner biznesowy).
 
Dla ryzyk o niskim poziomie stosujemy akceptuje, jeżeli zagrożenia się ziszczą ponosimy odpowiednie skutki. Akceptację dzielimy na aktywną (posiadamy rezerwę finansową) i pasywną (brak rezerw).
 
Wycofanie* – strategia wykorzystywana w początkowej fazie projektu. Np. przeprowadzenie  studium wykonalności. Sprawdzamy czy rezultat projektu (dostarczany produkt lub usługa) ma szanse na spełnienie założonych wymagań. Jeśli nie - ponieśliśmy koszty na badania, ale inwestycja nie pochłonie bezsensownie całego budżetu.
 
(*) PMBOK Guide 4 ed. nie definiuje tej reakcji na ryzyko.
 
Rysunek 5 - Dobieranie odpowiedniej strategii reakcji na ryzyko w zależności od jego poziomu
Rysunek 5
Administrator w zależności od przyjętej macierzy kwantyfikacji może dowolnie ustawiać progi poszczególnych poziomów ryzyka.
 
Przedziały poziomu ryzyka:   niski: 3 (300)   wysoki: 10 (1000)  
 
W tym celu należy w menu Administrator Systemu -> Konfiguracja systemu ustawić zmienne:
 
Rysunek 6
Rysunek 6 - modyfikacja progów poziomu ryzyka
 
risk1level – próg poziomu średniego
risk2level – próg poziomu wysokiego
 
Zmienne wprowadzamy dla wartości przyjętej wg następującej zasady:
·         Prawdopodobieństwo w skali 0-100%
·         Skutek 0..1 (przy czym 1 dla kosztów oznacza budżet projektu).
 
W przypadku określania skutku w skali 0..100% budżetu wartość risk1level i risk2level należy podzielić przez 100.
Np. 3 odpowiada 300, a 10 równoważne jest 1000.
 
Dla negatywnych aktywnych czynników ryzyka w zależności od wprowadzonego poziomu ryzyka system automatycznie koloruje poszczególne wpisy.
Legenda:  
 
=Niski poziom  
 
=Średni poziom  
 
=Wysoki poziom  
 
Rysunek 7
Rysunek 7 – rejestr ryzyka dla projektu ePrinter
 
Zgodnie z założeniami ograniczeń trójkąta projektu pozytywny i negatywny skutek może być analizowany w trzech podstawowych aspektach:
 
1. Wpływ na koszty (0..100 i więcej)
Skutek możemy analizować w procentowym stosunku do BAC (Docelowy budżet – Budget At Completion) lub bezpośrednio w zdefiniowanej w systemie dotProject walucie np. PLN. W tym celu należy zdefiniować budżet dla projektu w menu Projekty -> wybierając projekt przez kliknięcie w jego nazwę. W celu edycji budżetu należy wybrać: Edytuj ten projekt.

 
Rysunek 8
 Rysunek 8 - Budżet projektu (BAC)
 
 
2. Wpływ na harmonogram (0..100 i więcej)
Moduł Ryzyka umożliwia dwa sposoby analizy wpływu ryzyka na projekt:
a.       w dniach
b.      w % czasu trwania projektu
 
Domyślnie ustawiony jest procentowy wpływ na harmonogram w stosunku do czasu trwania całego projektu. W celu zamiany rodzaju skutku na dni należy zaznaczyć opcję scheduler_impact_in_days w menu Administrator systemu -> Konfiguracja.
 
3. Wpływ na zakres/jakość (0..100)
Wpływ ryzyka na zakres i jakość realizowana jest w skali 0..100. Najczęściej bardzo trudno jest przełożyć te aspekty projektu na mierniki liczbowe. W takiej sytuacji dogodniejszym rozwiązaniem jest przyjęcie pojęć umownych dla zakresu i jakości według poniższej tabeli:
 
Rysunek 9
Rysunek 9 - Skutek
 
Kolor dla rekordu negatywnego czynnika ryzyka jest określany na podstawie najwyższego poziomu ryzyka dla jednego z powyższych aspektów. Migające kontrolki czerwone i żółte wskazują te aspekty, które stanowią o istotności poziomu ryzyka danego czynnika (Rysunek 7).


 

Wprowadzanie nowego czynnika ryzyka do rejestru
Należy kliknąć w przycisk Nowe Ryzyko, następnie pojawi się formatka:
 
Rysunek 10
Rysunek 10 - podstawowe parametry związane z czynnikiem ryzyka
 
Nazwa ryzyka – Nazwa danego czynnika ryzyka
Opis – charakterystyka czynnika, jego dokładny opis, definicja.
Pozytywne – opcja zaznaczana dla szans. Pozytywny czynnik ryzyka jeśli się ziści spowoduje pozytywne oddziaływanie dla projektu np. oszczędności lub zrealizowanie pewnych prac szybciej. Pozytywne czynniki ryzyka o statusie Zidentyfikowane i Zawieszone zawsze oznaczane są na zielono.
Prawdopodobieństwo – (0..100) z jakim danych czynnik ryzyka się może sie urzeczywistnić.
Wpływ na koszt, harmonogram i zakres/jakość – w skali 0..100
Status – Aktywne ryzyka, które są uwzględniane w analizie ilościowej posiadają statusy: Zidentyfikowane i Zawieszone są aktywne. Ryzyka nieistotne dla projektu oznaczane są na kolor szary dla następujących statusów: Ziszczony, Zarchiwizowany i Anulowany.
Właściciel – dysponent czynnika ryzyka, osoba odpowiedzialna za zarządzanie nim, najczęściej jest to Kierownik Projektu
Projekt –  którego dotyczy dany czynnik ryzyka
Zadanie – zadanie w projekcie z którym dany czynnik ryzyka jest związany. Jeśli zadanie nie jest wskazane oznacza to, że czynnik ryzyka związany jest z całym projektem.