Diagramy struktury i następstwa produktów

Diagramy: struktury oraz następstwa produktów mają na celu utworzenie sekwencji pozwalającej na zaplanowanie harmonogramu wychodząc od dekompozycji produktu lub usługi dostarczanej jako rezultat projektu. Opisywany sposób jest wykorzystywany przede wszystkim w metodyce PRINCE2. Dla ujednolicenia definicji mianem produkt określa sie również usługę, jako rezultat pewnego procesu.

Za ilustrację posłuży projekt marketingowy ePrinter, na którym zostanie przedstawione powstawanie harmonogramu poprzez diagramy struktury i następstwa produktów. Dokument Inicjujący Projekt (w skrócie DIP) znajdziesz tutaj >>.

 

Diagram Struktury Produktów

Diagram ma strukturę hierarchiczną, w której główne produkt dekompoujemy na produkty cząstkowe będące elementami składowymi. W przykładzie głównym produktem (rezultatem projektu) jest uzyskanie indywidualnych strategii postępowania z kluczowymi klientami firmy w zakresie dostarczania określonych towarów, systemów wydruków etykiet do oznaczania produkowanych przezeń wyrobów.

Diagram Struktury Produktów projektu ePrinter

 

Znaczenie kształtu bloczków:

  • Prostokąt - produkt główny lub cząstkowy, który powstał w wyniku procesów występujących w projekcie, na przykład P-0 lista indywidualnych strategii dla klientów;
  • Owal - produkt powstający w wyniku działania procesów z otoczenia projektu, uzyskiwany jako tzw. aktywa procesów organizacyjnych np. P-4a Lista wszystkich klientów z grupy A i B[1] uzyskana z systemu CRM[2];
  • Równoległobok - nierzeczywisty produkt, "można powiedzieć wirtualny", dodajemy go w miejscach gdzie chcemy utworzyć logiczną strukturę, w której jest kontenerem dla innych zgrupowanych produktów. Przykładem są Szkolenia w którym mamy dwa rzeczywiste produkty cząstkowe: P-3a Pierwsze szkolenie  i P-3b Drugie szkolenie.

Do tworzenia struktury koniczne jest pewne doświadczenie. Dobrym przykładem jest anegdota, którą wiele lat temu usłyszałem na szkoleniu z Prince2 dotyczącą tworzenia diagramu struktury produktów dla szafy. Otóż produkt główny jakim jest szafa możemy zdekomponować na podłogę, ściany boczne, tylną płytę, górna szafkę, drzwi i głębiej: lewe i prawe drzwi itd. Podział jest prawidłowy. Jednak osoba, która kilka takich szaf na zamówienie wykonała, podeszła by do sprawy nieco inaczej. Dla niej najważniejsze byłoby projekt wizualny szafy - szkic, rysunek techniczny, zamówienie od klienta, lista płyt z ich wymiarami do stolarni, lista zakupowa detali itd. Jeśli ktoś kiedyś zabudowywał szafę lub pawlacz wie o co chodzi.

W przykładzie ePrinter dostarczane jako rezultat strategie dla klientów dekomponujemy na: Ankiety, Wizyty, Szkolenia, Integralny system do zbierania danych oraz Plan przedsięwzięcia. A te dalej dzielimy na drobniejsze, według naszego doświadczenia. Pewne produkty cząstkowe mogą pasować do kilku gałęzi. W takim wypadku należy przyjąć zasadę, że wrysowujemy je tylko raz. Nie ma znaczenia gałąź, bo i tak finalnie powstanie identyczny harmonogram.

Metodyka Prince2 ponadto dzieli produkty na merytoryczne i zarządcze. Merytoryczne to na przykład P-1a. Arkusz ankiety (formularz), a zarządczy P-6 Plan przedsięwzięcia (DIP), Projekt ePrinter należy do grupy najmniejszych i dlatego ilość dokumentacji została zredukowana do minimum wobec czego DIP i plan stanowią jeden dokument lub jak kto woli w tym dokumencie znajduje się ich kilka. 

 

Diagram Następstwa Produktów

Następnym krokiem jest narysowanie wszystkich produktów w sekwencji zależności, przy czym zawsze zaczynami od DIP-a lub Planu etapu, a kończymy na produkcie głównym i innych rezultatach danego etapu. Na przykład: aby mogły powstać ankiety z danymi od klienta, musimy podsiadać druk ankiety, a żeby go stworzyć, koniczna jest lista pytań itd. Podobnie na diagramie nanosimy pozostałe produkty cząstkowe, przyjmując za zasadę, że pomijamy produkty nierzeczywiste występujące jako równoległobok na diagramie struktury.

Produkty wytwarzane przez obce procesy (owale) również znajdą się na naszym grafie. Staram się, by produkty zewnętrzne nie były poprzedzane DIP-em lub innymi elementami dla zachowania czytelności, jednak logicznie, wszystkie produkty zależą od innych poza DIP-em lub Planem etapu[3].  Na przykład: aby wytypować klientów grupy A i B, produkt P-4a, to musimy posiadać DIP-a, który formułuje zakres projektu, zastosowane tolerancje itp. Skąd byśmy wiedzieli z których grup wytypujemy klientów? Ano właśnie na podstawie zatwierdzonego do realizacji DIP-a.

 Diagram Następstwa Produktów dla ePrinter

 

Harmonogram

Następnym krokiem będzie dodanie zadań związanych z wytworzeniem danego produktu, np. w przypadku P-1a Arkusz ankiety konieczne jest dodanie zadania: Przygotowanie arkusza ankiety itp. Zależności, relacje pomiędzy zadaniami zdefiniowaliśmy wczęsniej w diagramie następstwa produktów, jako zależności pomiedzy produktami. Produkty uwzględniamy w harmonogramie jako zadania kamień milowy o zerowym czasie trwania. Mamy "przy okazji" zapewnioną skuteczną metodę pomiaru realizacji zadań, gdyż punkt kontrolny zwany kamieniem milowym przyjmuje tylko dwa stany: sfinalizowany i niesfinalizowany. Kryterium akceptacji w postaci wykonania danego produktu spełniającego określone wymagania umożliwia nam jednoznaczny pomiar wykonania zadania.

Jak szacować czasy trwania zadań znajdziesz tutaj >>.

Teraz pozostaje już tylko narysować wykres Gantta i nanieść odpowiednie zasoby do jego realizacji, które mogą również wpłynąć na czas realizacji całego projektu.

Wykres Gantta

 

Projekt ePrinter i jego wykres Gantta możesz edytować w dotProject tutaj >> (login: dotproject hasło dotproject).

Plik MS Project: ePrinter.mpp 

 

Informacje uzupełniające

Innymi metodami służącymi do dekompozycji głównego produktu na mniejsze elementy są: tworzenie Struktury Podziału Prac (ang. WBS, czytaj więcej >>) oraz tworzenie backlog-ów produktu i spintu.  SPP również pozwala na utworzenie harmonogramu projektu, natomiast w metodyce SCRUM backlog produktu i spintu prowadzą do stworzenia burndown charter-a (czytaj więcej >>). Tworzenie struktury podziału prac zostało przyjęte za podstawową metodę podziału projektu na mniejsze elementy w najnowszym PMI PMBOK Guide oraz IPMA ICB. Która z trzech metod podziału projektu na mniejsze elementy jest lepsza? Oczywiście każda posiada swoje zalety i wady. W dużej mierze to zależy od charakteru projektu. Osobiście w pracy niejednokrotnie wykorzystuje więcej niż jedną metodę w różnych obszarach tego samego projektu. W projekcie Chata możesz zobaczyć jak powstaje podział wykorzystjąc wszystkie trzy sposoby. (link wkrótce)

 

[1] - Podział na grupy wynika z zastosowania metody Pareto, często stosowanej w przedsiębiorstwach.

[2] - Customer Resource Manager - system do zarządzania kontaktami z klientami.

[3] - Plan etapu powstaje w trakcie poprzedniego etapu jako rezultat procesów projektu. Na diagramie następstwa produktów danego etapu będzie występował jako niepoprzedzony innymi produktami. Dokument Inicjujący Projekt, w skrócie DIP, powstaje na etapie przedprojektowym, a nie w wyniku procesów należących do projektu.

 

 

ZałącznikWielkość
ePrinter.pdf362.7 KB
ePrinter.mpp280.5 KB