Tworzenie Struktury Podziału Prac

Tworzenie struktury podziału prac czyli jak rozdzielić robotę w projekcie. Struktura podziału prac w skrócie SPP (ang. Work Breakdown Structure - WBS) ma na celu określenie:

  • Z jakich produktów cząstkowych składa się główny produkt/usługa dostarczan-y/a jako rezultat projektu;
  • Jakie prace są do wykonania w projekcie mające wytworzyć produkty cząstkowe i produkt główny (rozumiany również jako dostarczana usługa);
  • Jakie są zależności pomiędzy zadaniami i produktami cząstkowymi, jak logicznie zależą od siebie w strukturze (nie chodzi o relacje typu poprzednik-następnik);
  • W jaki sposób będziemy dekomponować złożone zadania na drobniejsze i do którego momentu będziemy je dzielić, co będzie najmniejszym elementem projektu (pakietem prac inaczej rozumianym jako zadanie). 

Tworzenie struktury podziału prac nie jest jedyną metodą dzielenia projektu na mniejsze elementy. Innymi sposobami są: wykorzystywana w metodyce PRINCE2 poprzez tworzenie Diagramu Struktury Produktów oraz Diagramu Następstwa Produktów (czytaj więcej >>) oraz w metodyce zwinnej SCRUM dekompozycja produktu na backolog produktu i następnie sprintu korzystająca z komponentów typu item oraz task. Więcej o dekompozycji produktu w metodykach zwinnych Czytaj więcej >> 

Jako przykład ilustrujący jak tworzyć strukturę podziału prac posłużymy sie projektem międzynarodowej konferencji.

SPP jest struktura hierarchiczną. Na szczycie znajduje się produkt główny w postaci konferencji. Możemy go zdekomponować na: Prelegentów, Uczestników, Noclegi, Catering itd. które znajdą sie na niższym poziomie struktury (patrz obrazek). Zapewne nasuwa się pytanie od czego wyjść? Najlepiej skorzystać z hierarchii celów. Na cel główny projektu składaja się cele cząstkowe oraz projekt zostaje uzupełniony o tzw. cele dodatkowe (uzupełniające) nie związane z podstawowym zakresem projektu. Jak definiować główny cel, dokonać jego dekompozycji, jak zależy zakres projektu od celów i jak się ma do zarządzania interesariuszami znajdziesz (link wkrótce). Powreacjając do tworzenia SPP: wystarczyć dobrać tak produkty cząstkowe pierwszego poziomu, aby realizowały wytypowane cele cząstkowe i dodatkowe. Łatwe? No niestety nie. Nie ma pełnego pokrycia celów dla produktów cząstkowych i na odwrót, jednak warto wyjść od tej koncepcji, gdyż w większych projektach ułatwia to znacznie przydzielanie odpowiedzilaności do poszczególnych osób. Np. za Catering bedzie odpowiadać inna osoba niż za Uczestników i Noclegi, a jeszcze inna za Marketing i Prelegentów. Każda z tych osób będzie miała przypisyna cele do realizacji.

Struktura podziału prac konferencji ułożona z karteczek postit

 

Co należy jeszcze wiedzieć o tworzeniu SPP (WBS)

Należy wyjść z jednego z dwóch sposobów tworzenia SPP. Pierwszy, podział obiektowy polega podzieleniu projektu na obiekty w ramach których będziemy typować zadania. Takim obiektem na przykład może być produkt cząstkowy Uczestnicy. Zadania związane z uczestnikami to Przyjmowanie zgłoszeń uczestników, Rejestracja uczestników itp. Podobnie zrobimy z Prelegentami  będzie z nimi związane zadanie polegające na Rejestracji prelegentówRejestracja uczestników i Rejestracja prelegentów to dwa niezależne od siebie zadania w innym miejscu struktury. Podobnie można potraktować rezerwację noclegów dla prelegentów i uczestników itd. Struktura podziału prac powstająca obiektowo kolekcjonuje w jednym worku prace związane z działaniami na rzecz danego obiektu rozumianego jako produkt cząstkowy.

Inaczej wygląda tworzenie struktury w przypadku zastosowania koncepcji procesowej zwanej również funkcjonalną. Do jednego worka wrzuca się prace o tym samym charakterze, np. Rezerwacje noclegiów prelegentów i uczestników będą razem, a na dodatek znajdą się tam Rezerwacje sali konferencyjnej itp. Taki produkt cząstkowy nazwiemy Rezerwacje. Innym może być Potwierdzenia, w którym znajdą się Potwierdzenia prelegentów i uczestników, a być może Potwierdzenia od dostawców cateringu i innych usług. Taki produkt cząstkowy moglibyśmy nazwać Potwierdzenia.

Oczywiście życie jest bardzie skomplikowane niż proste modele i tak naprawdę prawdziwe projekty mają strukturę mieszaną.

Co należy jeszcze wiedzieć o tworzeniu SPP

Na górze struktury mamy rzeczowniki czyli produkty cząstkowe. Je możemy dekomponowć na mniejsze produkty cząstkowe lub zadania, które możemy określić  mianem czasowniki.

Pakiety prac czyli czasowniki tak naprawdę stanowią ciało harmonogramu, tj. wymagają czasu na swoją realizację. Produkty cząstkowe najczęściej są związane z kamieniami milowymi (zadania o zerowym czasie trwania) lub zadaniami dynamicznymi tj. takimi, które się składają z kilku innych zadań (na wykresie Gantta przedstawiane jako nawiasy).

Jak głęboko dzielić pracę na drobniejsze elementy? Należy zastosować kilka reguł:

  • Najmniejszym elementem jest pakiet prac. Jest to sekwencja elementarnych czynności np. otworzenie puszki z farbą, nabrania wody do wiadra, wlania wody do puszki, zamieszanie, odpakowanie wałka, nalanie farby do kuwety, zamoczenie wałka itd. Domyślacie się, że chodzi o malowanie. Najmniejszą cząstką w SPP w naszym projekcie będzie pomalowanie konferencyjnego podium. Oczywiście w harmonogramie, na wykresie Gantta również znajdziemy ten pakiet prac pod tą samą nazwą;
  • Pakiet prac nie powinien być krótszy niż 8h, a dłuższy niż 80h roboczych, co w przeliczeniu kalendarzowym daje od jednego dnia do dwóch tygodni. Przytotocza reguła nazywana jest złotym podziałem. Zadania krótsze niż jeden dzień pracy trudno rozliczać, a dłuższe zbyt długo mogą pozostawać bez kontroli. Więcej o niekorzystnych zjawiskach związanych z szacowniem czasu pakietów prac znajdziesz tutaj >>. Ja osobiście stosuję regułę 4/40.
  • Jeden pakiet prac = jeden odpowiedzialny za realizację;
  • Jeśli następujące w sekwencji po sobie pakiety realizuje jedna osoba, a trwają one krótko to lepiej scalić je w jeden pakiet prac i przypisać odpowiedzialność za realizację do tej osoby;
  • Należy w strukturze podziału prac przewidzieć kamienie milowe (zadania o zerowym czasie trwania), które będą sygnalizować początki i końce etapów;
  • Struktura nie powinna się zagłębiać na więcej niż trzy poziomy, najlepiej tylko dwa. Łatwiej będzie się zorientować co się dzieje w projekcie i harmonogram będzie czytelniejszy. Dla złożonych projektów zalecałbym maksymalnie 4 poziomy.

 Następny krok: kodowanie

Pakietom prac i produktom cząstkowym nadajemy sygnatury po których będziemy je identyfikować. Rozróżniamy dwie metody, aczkolwiek uważam, że sam podział kodowania jest nieco wydumany:

  • Numeryczny (tylko cyfry)
  • Alfanumeryczny (litery i cyfry)

Im głębiej w strukturze to dodajemy następne elementy w kodzie. Widać to na obrazku przedstawiającym strukturę podziału prac konferencji. Na pierwszym poziomie mamy A. Uczestnicy, B. Prelegenci, C. Noclegi itd. Na niżym poziomie A1 Zgłoszenie uczestnika, A2 Rejestracja uczestników itp. PRZYKŁADY: numerycznie: 12.2.3  1-2-56  145-1.2 gdzie 145 oznacza numer projektu. Alfanumeryczne: C1, AB-2-23, lub 145-A.2

W narzędziach typu MS Project samodzielnie się określa maskę według której będziemy nadawać sygnaturę zadaniom. Każda organizacja powinna korzystać ze znormalizowanego sposobu nadawania kodów pakietom prac. Należy pamiętać o tym, gdyż pracownicy uczestniczący w projektach będą przypisywani do wielu projektów. Na ich listach Do zrobienia znajdą się zadania z różnych projektów. Jeśli sposób kodowania jest intuicyjny ułatwia identyfikację miejsca pochodzenia zadania.

Rady praktyczne

  • Do rysowania SPP można się posługiwać specjalizowanymi programami rysującymi bloczki lub narzędziem do mind mapping (używam MS Visio, jednak istnieje wiele tego typu narzędzi);
  • Też można popracować koncepcyjnie z kartkami postit 7x7 cm w sali konferencyjnej, która jest wyłożona plastikową folią elektrostatycznie przylegającą do ścian i pisakami do ścieralnymi (patrz tu);
  • Oczywiście osoby o większym doświadczeniu, po identyfikacji produktów cząstkowych, wklepują to od razu do programu do harmonogramowania np. MS Project. Jednak takie postępowanie ma swoje wady o których traktuję poniżej.

Tworzenie mapy mózgu (mind map) dla struktury podziału prac konferencji

 

Wady metody

Generalnie ze wszystkich mi znanych metod, podział na mniejsze elementy prowadzi do nieropoznania znacznej ilości zadań na etapie tworzenia struktury, która potem posłuży do zbudowania harmonogramu projektu.  Jeśli przeoczymy pewne czynności w tworzeniu harmonogramu i wynikającej z niego ścieżki krytycznej to będzie skutkowało to nie tylko wydłużeniem czasu trwania projektu (brakujące pakiety prac na ścieżce krytycznej), ale również zwiekszeniem wykorzystania zasobów i tym samym kosztów, co okaże się w trakcie realizacji projektu. Na podstawie swojego doświadczenia wiem, że problem się nasila jak wklepujemy zadania od razu do MS Project-a lub innego tego typu narzędzia bez tworzenia graficznej struktury. SPP zdecydowanie lepiej rysować z udziałem kilku członków zespołu, ekspertów, szczególnie jeśli oni będą odpowiedzialni, za realizację zadań. Znacznie lepsze rezultaty daje metoda tworzenia Diagramu Następstwa Produktów, która w mniejszym stopniu "gubi" zadania na etapie tworzenia powiązań pomiędzy nimi. Natomiast metoda z wykorzystaniem burndown charter-a w swoim założeniu eliminuje ten problem, pomimo konieczności dodawania brakujących zadań w trakcie realizacji, co jest (!) operacją wręcz zalecaną w tej technice. Oczywiście w tradycyjnej metodzie zarządzania projektami mamy zarządzanie zmianą, co umożliwia brakujące pakiety prac dodać do harmonogramu, ale sami się domyślacie co się dzieje z czasem trwania i budżetem projektu oraz jakością dostarczanego produktu lub usługi. Najczęściej kierownik projektu ma "związane ręce". Rezerwowe środki finansowe przeznaczane są na wypełniania brakujących, niezdefiniowanych na etapie planowania zadań, co nie podoba się sponsorowi i innym interesariuszom.

Studium przypadku dla rzeczywistego projektu tworzenia jego: SPP, Diagramu Następstwa Produktów i backlog-ów oraz tworzenie wynikającego z podziału harmonogramu lub burndown chartera pozwala porównać wszystkie opisane metody: Projekt Chata.